Maak je zakelijke communicatie spontaan: 7 tips

Ben je het met me eens dat zakelijke communicatie veel leuker wordt als we er weer spontaniteit, persoonlijkheid en positieve energie in stoppen? Ga meteen aan de slag met deze 7 tips. 

Tip 1: Bel op of spreek de voicemail in

Pak je telefoon als je contact met iemand zoekt. Bel op of spreek anders altijd de voicemail in. Je kan dan alvast je boodschap kwijt en de ander hoort in ieder geval je stem. Dat vind ik altijd leuk, zeker als ik iemand nog niet ken.

Meer spontaniteit in zakelijke communicatie brengen? Dat kan met deze 7 eenvoudige, direct toe te passen tips.

Tip 2: Maak een origineel voicemailbericht

Maak je eigen voicemailboodschap origineler dan het geijkte ‘Ik kan nu niet opnemen. Spreek iets in na de piep.’ Maak ‘m gevat of grappig, maar in ieder geval origineel. Bel me gerust ’s nachts voor inspiratie 🙂

Tip 3: Versier je e-mailhandtekening

Verzin allereerst een alternatief voor ‘Met vriendelijke groet’, of alle goedbedoelde, maar gekunstelde varianten, zoals met ‘sportieve groet’ of ‘positieve groet’. Alternatieven kunnen zijn: ‘aju’, ‘toedeloe’ of ‘maak er iets moois van vandaag’. Zelf gebruik ik ‘Tot volgende keer’, omdat dat impliceert dat er een volgende keer komt, wat positief is.Versier je handtekening verder met jouw foto, je motto of favoriete quote en je weggever. Het is een mooie plek om alvast meer van jezelf te laten zien en het fleurt meteen de tekst op.

Tip 4: Geef een complimenten en feedback als je iets opvalt

Hoe vaak denk je als je iets leest of ziet: wat gaaf/wat origineel/wat gevat, maar meld je het niet? Het is een kleine moeite, maar een compliment geven is zo fijn voor de ander. Het hoeft maar één regel te zijn, maar je laat toch even merken dat iets je heeft geraakt. Hetzelfde geldt voor het geven van feedback of tips. Zie je ergens een foutje of een verbeterpunt? Meld het aan het bedrijf of die persoon, want die is blij als die het kan oplossen. Vorige week kreeg ik bijvoorbeeld een bericht van een onbekende dame die me wees op een spelfout op mijn site. Hartstikke fijn!Meer spontaniteit in zakelijke communicatie brengen? Dat kan met deze 7 eenvoudige, direct toe te passen tips.

Tip 5: Schrijf spontaan wat in je opkomt

Het beantwoorden van mail of berichten op social media duurt lang als je over alle formuleringen nadenkt. Vaak is het eerste wat in je opkomt de beste en leukste reactie dus schrijf die gewoon op. Dan klinkt de spontaniteit van je reactie door in de tekst. NB: Doe dit niet bij antwoorden/reacties die meer diplomatie vragen. Denk dan vooraf na over wat je wilt zeggen en schrijf dat helder en kort op.

Tip 6: Plaats je foto op de homepage

Er is niks mis mee om jezelf of je team al meteen op de homepage te laten zien, letterlijk. Je bent of jullie zijn toch de mensen achter het bedrijf?

Tip 7: Maak je kopregel op LinkedIn persoonlijk

Kijk eens naar je kopregel, staat daar meer in dan je functie? Laat je daarin doorklinken hoe je bent, wat je visie is of waar je van houdt? Op LinkedIn maakt je kopregel de eerste indruk, máák er dus iets van. Met mijn stappenplan maak je in 15 minuten de persoonlijke kopregel die jou uniek maakt.

Bonustip: lach!

Mensen kijken graag naar lachende mensen, want die stralen positiviteit uit. Probeer dus zo veel mogelijk te lachen in je communicatie (ook al is het tekst, de ander merkt het tussen de regels door als je het lachend hebt geschreven).

Voor alle tips geldt dat je er iets moois mee bereikt:

Be the reason that someone smiles today

Wil je meer van dit?

Abonneer je op mijn nieuwsbrief en download het stappenplan voor verbindende storytelling.

BewarenBewaren

Dit is mijn grootste leerpunt van 2017

2017 was een prachtig jaar. Ik schudde allerlei belemmerende overtuigingen van me af met Harriëtte van Rijssel, gaf mijn bedrijf een nieuwe invulling (is nog werk in uitvoering) met Cora Verhagen, bouwde een nieuwe website (puntjes moeten nog op de i) met Maaike van Kempen en word een betere ondernemer met Bart van den Belt. Alles bij elkaar heb ik veel geleerd over mezelf, met als belangrijkste les: als je groot durft te denken, bereik je grote dingen.

Dat kwam niet uit de lucht vallen, maar het begon zo:

Ik ben bij een borrel van Startersnetwerk op vrijdagmiddag, eind februari 2015. Ik heb net een pitch gegeven. Of was het eigenlijk wel een pitch? Onvoorbereid stelde ik me voor en volgens mij zat er weinig lijn in mijn verhaal. Na mij stapt Martijn de Ruiter ‘in de arena’. Ik ken hem (nog) niet.

Martijn is op dat moment nauwelijks begonnen met zijn bedrijf Explect, maar man, wat een goed verhaal vertelt hij. Hij heeft het over laarzen van krokodillenleer en dat hij samen met zijn broer de logistieke wereld gaat veranderen. “In 2020 maken we de mooiste verbindingen wereldwijd.” Terwijl hij dat zegt, voel ik dat hij het meent. Dat hij het gaat doen, ook al staan zijn broer Bart en hij pas aan het begin van Explect.

Wat zouden anderen dan van me vinden?

Moedig
Ik vind het moedig van hem om zo’n groot doel te stellen. Om zo’n grootse belofte te doen aan zichzelf en ook aan ons als publiek. Op hetzelfde moment vraag ik me af: wat is mijn doel? Koud een paar maanden begonnen als ondernemer, maar over een doel, en zeker zo’n groot doel, had ik nog niet nagedacht. Ik vond het ook nogal wat om zulke grote uitspraken te doen. Wat zouden anderen dan van me vinden?

Hoog van de toren blazen
Bijna drie jaar later weet ik dat die laatste zin me in de weg stond om groots te denken. Bang om arrogant over te komen, om te hoog van de toren te blazen of om ‘af te gaan’ als ik het niet zou waarmaken. Ergens in het najaar van 2016 viel het kwartje dat je pas grootse dingen bereikt als je nog groter durft te denken. En als je het uitspreekt. Dat brengt je doel al een stap dichterbij en als je stappen blijft zetten, ben je er opeens.

Personal branding-fenomeen
De schroom van wat anderen van me denken als ik grote doelen stel, heb ik van me afgeschud. Een jaar geleden sprak ik mijn ambitie voor het eerst uit, een paar weken geleden publiceerde Cinda Raaphorst die ambitie in haar eigen magazine. Daarmee stond het zelfs zwart op wit: ik word een personal branding-fenomeen. En volgend jaar ben ik daarmee op tv. (Laatst zei ik dat blijkbaar zo overtuigend tegen iemand, dat die vroeg: is het al gepland?

Goed, komend jaar kom ik dus op tv. Ik houd je op de hoogte. 😉

Hoe liep het af met Martijn?
Martijn en Bart gaan trouwens als een speer. Begin oktober lanceerden ze hun online platform, waarop je zelf je import en export regelt. De mooiste verbindingen leggen wereldwijd is dus al mogelijk. Nog twee jaar om hun platform wereldwijd bekend te maken.

Durf jij ook je grootste les uit 2017 te delen in een blog/vlog? Tag me dan, zodat we bondgenoten zijn in het delen van persoonlijke verhalen.

BewarenBewaren

BewarenBewaren

Word net zo’n positivo als Joke: 7 tips

Hoe word ik een positivo? Extra mentale kracht kan ik soms gebruiken, vooral om dingen luchtiger en positiever te zien. Ik deed een NLP-training om die beren op de weg te laten verdwijnen. Als opdracht interviewde ik Joke van der Steen a.k.a. bruistablet. Welke van haar oneliners mijn nieuwe mantra wordt, is moeilijk kiezen.

In de koffiezithoek van het Deltahotel in Vlaardingen is het op maandagochtend niet druk. Joke zit schuin tegenover me; rechtop in actieve houding. Na zo ongeveer elke zin lacht ze volop. Ook al gaat het over die onverwachte afwijzing na een sollicitatie. “Natuurlijk geeft dat je ego een knauw. Dan heb ik een rotmiddag, maar daarna geef ik mezelf een schop onder mijn kont.”

Weer die lach. Het werkt aanstekelijk, want ik voel me op slag ‘een beetje Joke’.

Al pratende over de periode waarin ze als loopbaancoach zocht naar een baan – hoe ironisch – strooit ze met levenslessen en oneliners die ik driftig opschrijf. Al na een paar minuten wist ik dat Joke mijn perfecte model is voor de NLP-opdracht. Hoe zij omgaat met teleurstellingen, opbouwende kritiek of vervelende gebeurtenissen kan ik kopiëren. En dan word ik net zo’n lachebek, zelfs al zit het even tegen.

Leer ook van de levenslessen van deze positivo:

  • Heb weinig verwachtingen
  • Laat dingen spontaan gebeuren/ sta open voor het leven
  • Als je iets niet goed doet, kan je het goed máken
  • Heb ik geen invloed (meer) op iets? Lessen leren en vergeten
  • Vertrouw op jezelf
  • Zoek naar de goede dingen in alles
  • Feedback is niet feitelijk: het is de mening van de één naar de ander. Haal uit die mening alleen wat je beter/wijzer maakt

Megagunfactor
‘Laat Joke het doen, dit is echt iets voor Joke!’ Dit hoort ze vaak. De positivo pur sang kan alleen maar concluderen dat haar positieve houding haar veel leuks brengt. “Zonder dat ik erop uit ben, heb ik blijkbaar een megagunfactor.” Weer die lach. Het werkt aanstekelijk, want ik voel me op slag ‘een beetje Joke’.

Jezelf heb je altijd bij je
Dat helpt me om te relativeren; om simpelweg van fouten te leren zonder mezelf van alles te verwijten en om meer lol te (mogen) hebben. ‘De verandering die je zoekt, zit altijd in jezelf’ was de slogan van de NLP-training die ik deed bij Optimaal Talent. Als je dat eenmaal weet, hoef je niet ver te zoeken voor de oplossing, want jezelf heb je altijd bij je.

Net als je lach.

Behalve leren een positivo te worden, schrijf ik mensen tevoorschijn. Vooral zelfstandig professionals die hun verhaal mondeling paraat hebben, maar het niet op papier krijgen. Ik schrijf jouw verhaal in jouw taal, zodat je opvalt, overtuigt en blijft hangen. 

Jij hebt invloed (je weet het alleen niet altijd)

Jij hebt invloed. Tegenwoordig realiseer ik me dat en ervaar ik het ook, maar jaren geleden was het iets dat niet bij mij hoorde. Ik associeerde het met popsterren, bekende koppen en mensen die worden uitgenodigd in een talkshow. Nu merk ik steeds meer dat ik anderen bereik met mijn verhalen en ervaringen. Sterker nog, ik raak hen ermee, want ze reageren op mijn boodschap en delen die met de wereld. Hoe kan dat?

Vlak voordat in februari 2016 mijn zwangerschapsverlof begon, schreef ik mijn best gelezen blog tot nu toe. Nog steeds wordt dit verhaal gedeeld, gelezen en herkend. Het ging over hoe het komt dat je de juiste mensen ontmoet op het juiste moment. Dat is geen toeval concludeerde ik, maar als je ervoor openstaat, komen de juiste dingen simpelweg op je pad. Synchroniciteit heet dat, leerde ik van Munish Ramlal, en velen ervaren dit dagelijks. Dat blijkt uit de reacties op dat blog; van bekenden, maar merendeels van onbekenden.

Ik geef een boost
Hoe gaaf is het dat mensen die me niet kennen de moeite nemen om mijn verhaal te lezen? En als ze zich erin herkennen, of zich erdoor aangesproken voelen, ook een fijne reactie achterlaten. Dat doet me om twee redenen goed: ik heb blijkbaar iets moois geschreven, en ik geef anderen er een boost mee in de vorm van herkenning of inspiratie.

Het gaat erom dat je een verhaal op het juiste moment hoort of leest

Kortom, ik heb invloed met mijn verhaal… Wauw, ik beïnvloed anderen en her en der vertellen ze me dat ook nog. Door te bloggen ben ik daar toch mooi achter gekomen. En ik ben niet eens een popster, bekende kop of word uitgenodigd in een talkshow dat laatste nóg niet althans, ;-)).

Het gaat (gelukkig) onbewust
Onbewust beïnvloed ik dus blijkbaar. Als dat voor mij geldt, geldt dat ook voor jou. Iedereen heeft namelijk een eigen verhaal, dat een ander kan raken en inspireren. Het gaat erom dat je dat verhaal op het juiste moment hoort of leest: synchroniciteit.

Als jouw verhaal samenvalt met waar iemand op dat moment mee bezig is, heb je onbewust invloed. Met een beetje geluk zal die ander er bij je op terugkomen, maar in de meeste gevallen kom je niet te weten waar jouw invloed toe leidt. Dat is trouwens niet erg, maar vertrouw erop dat je invloed groter is dan je weet.

Hoewel ik in februari toevallig op mijn bloghoogtepunt ben gestopt, ga ik het schrijven nu weer hervatten. Ideeën genoeg, zin genoeg, en tijd ga ik ervoor maken.

Illustratie: Xaviera Altena

Ken jij jezelf al goed genoeg?

Haar openhartigheid viel me meteen op. Melodi Tamarzians (22) zei gewoon alles wat ze dacht en vond, ook tegen mij als journalist. Bijvoorbeeld dat ze in het sollicitatiegesprek voor een junior onderzoeksbaan doodleuk zei tegen de universitair docent: “Onderzoek doen kan ik niet, maar ik wil het wel heel graag leren.”

Die eerlijkheid van Melodi in het sollicitatiegesprek vond ik in eerste instantie opmerkelijk. Een beetje naïef zelfs, want waarom zou je denken dat je een onderzoeksbaan kunt krijgen als je nog niet kunt onderzoeken?

Ondanks dat ze de baan niet kreeg, zie ik in dat haar oprechte houding, haar zelfvertrouwen en met name haar zelfkennis veel (kunnen) opleveren. Daarom drie redenen waarom zelfkennis goud waard is:

1. Neem jezelf niet té serieus; zo word je een leuk(er) mens
Inzien dat je niet perfect bent en altijd kunt blijven leren, maakt je een prettig persoon. Het relativeert, het zorgt ervoor dat je bescheiden en gemotiveerd blijft, en je staat open voor nieuwe dingen.

2. Als je weet wat je waard bent, stel je jezelf en anderen niet teleur
Ken je sterke en minder sterke punten om je scherp en realistisch te kunnen presenteren. Zeg niet dat je ergens goed in bent als dat niet zo is, maar wees eerlijk over je ontwikkelpunten – als je die tenminste wilt ontwikkelen. Als je presentatie bij het solliciteren, bij het ondernemen, of op een feestje ‘echt’ is, zul je de ander vanzelf overtuigen van jouw persoonlijkheid en kwaliteiten. En dan scoor jij die baan/opdracht/date.

Als je iets wilt, moet je actie ondernemen.

3. Als je iets wilt, moet je het regelen
Roepen wat je wilt bereiken is onvoldoende om het te krijgen. Als je iets wilt, moet je actie ondernemen. Dat klinkt eenvoudig, maar is het soms niet. Zorg dat je hulp inschakelt als je het moeilijk vindt om jezelf een schop onder je kont te geven.

Melodi ondernam actie: ze was vastberaden om academische vaardigheden op te doen en mailde de betreffende universitair docent of hij haar kon helpen. Die proactieve houding viel bij hem in goede aarde. “Dat ik haar binnen korte tijd een tweede keer kon afwijzen, toont aan dat ze gedreven is en lef heeft. Ik maak graag tijd voor haar, juist doordat ze laat zien dat ze graag wil leren.” Kortom, een gezonde dosis brutaliteit kan je dus helpen om je doel te bereiken.

Waarom je de juiste mensen ontmoet op het juiste moment

Waar je de juiste mensen ontmoet op het juiste momentJe komt soms mensen tegen die bepaalde dingen zeggen, je treffende vragen stellen, of die je ergens mee naartoe nemen. In eerste instantie weet je misschien niet wat de ontmoeting je brengt. Totdat je opeens beseft dat diegene je een inzicht geeft waar je – bewust of onbewust – op wachtte.

Bestaat het lot, magie of toeval?

Herkenbaar? Is dat het lot, magie of toeval? Dat begon ik me een jaar geleden af te vragen toen ik merkte dat ik steeds vaker – en nu nog steeds – mensen ontmoette die me verder brengen. “Het is een kwestie van ervoor open staan”, zei een vriend toen we het hierover hadden. Aanvankelijk was ik nog sceptisch, want dat klinkt nogal zweverig, maar inmiddels kan ik beamen dat het zo werkt.

Gretig kijk ik om me heen

Sinds dat gesprek sta ik meer open. Steeds vaker denk ik: wauw, dat ik deze persoon ben tegengekomen, geweldig! Of dat ik juist nu dit artikel lees, fijn! Gretig kijk ik sindsdien om me heen, want overal valt iets te leren. Deze openbaring valt samen met dat ik ben gaan ondernemen. Daardoor kom ik op nieuwe plaatsen, spreek ik nieuwe mensen over nieuwe onderwerpen en kan ik voor mijn werk mijn eigen richting inslaan.

René Froger doet me goed

Mijn nieuwe ‘lifestyle’ doet me niet alleen op zakelijk, maar ook op persoonlijk vlak goed. Opeens luister ik écht naar de teksten van liedjes (‘Alles kan een mens…’ van René Froger is bijvoorbeeld een perfect nummer over mindfulness), merk ik bewust op dat de zon schijnt en geniet ik van (nieuwe) ontmoetingen. Als een gesprek een goed gesprek is, maakt het me niet uit hoe lang het duurt, of hoe laat het wordt.

Zeker als je je daarna realiseert: wauw, met deze persoon voel ik me meteen verbonden. Of: dit is precies het duwtje in de goede richting om actie te ondernemen. Soms ontdek je pas later hoe ‘magisch’ het is dat je diegene hebt ontmoet. Bijvoorbeeld als je hem of haar kunt verbinden aan iemand anders. Dat is een van de fijnste dingen die bestaan: mensen verbinden.

Mijn 3 juiste mensen op het juiste moment

Drie van de mensen die me in het afgelopen jaar een Eurekamoment gaven, deel ik graag met je.

1. Simon Sinek
Toen ik een jaar terug zoekende was naar mijn ultieme doel als tekstschrijver en journalist wist ik niet waar ik moest beginnen. Hoe pak je zoiets aan? De eerder genoemde vriend wees me toen op de filosofie van Simon Sinek: ‘Start With Why’. Wat het volgende betekent: als je weet waarom je doet wat je doet (waar word je blij van?), kun je daarvandaan je leven en je werk inrichten.

Ik keek de video en wist meteen dat dit mijn duwtje in de goede richting was. Ik ging aan de slag met mijn waarom en dit is het resultaat: Ik ontmoet graag (nieuwe) mensen en hoor hun oprechte verhaal. Om die verhalen te koppelen aan hun bedrijf; dat is mijn doel geworden. En zo werd mijn ‘waarom’ een pitch, die ik trots vertel aan mensen die vragen wat ik doe.

2. ‘Maak jezelf urgent’
Ook leerde ik een belangrijke boodschap van een student (22) die ik een paar keer interviewde over het vinden van een baan. Haar motto was: maak jezelf urgent. “Wacht niet op een vacature om op te reageren, maar ga zelf op zoek naar hoe je een bedrijf of organisatie kunt helpen.”

Dat is precies wat ik als ondernemer ook doe: je waarde laten zien, waardoor de ander denkt: die moet ik hebben. Geen rocket science natuurlijk, maar als beginnend ondernemer kreeg ik deze boodschap precies op het juiste moment. En dat voelde toch een beetje als magie.

3. Practice what you preach
Als tekstschrijver die anderen vraagt om zich een beetje bloot te geven om tot oprechte verhalen te komen, kon ik zelf natuurlijk niet achterblijven. Gaan bloggen was een logische stap om mezelf te laten zien, maar oei, dat is spannend. Niet alleen omdat mijn teksten strak in elkaar moeten zitten, maar vooral omdat ik mijn eigen mening en gedachten deel.

Collega-ondernemer Roos Anemaet, met wie ik het volledig eens ben dat je identiteit je krachtigste marketinginstrument is, sprak me eens quasi streng toe: “Als je wilt gaan bloggen, moet je het gewoon gaan doen.” Daar is geen speld tussen te krijgen. Nog steeds hoor ik haar stem in mijn hoofd als ik mijn blogs publiceer.

Et voilà, weer gelukt.

Wie ontmoette jij op het juiste moment? Laat het me weten als reactie hieronder of stuur me een mailtje.